Gegevensverwerking bij het NGH

Binnen het Nederlands Genootschap voor Heraldiek wordt zeer veel waarde gehecht aan de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens. Het NGH waarborgt en respecteert uw privacy, onder andere door naleving van de toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving.

Zoals u in onze privacyverklaring kunt lezen verzameld het NGH verschillende persoonsgegevens voor:

de administratie van onze Vrienden,
voor het uitgeven van wapenbrieven,
voor het bijhouden van de registers met door het NGH geregistreerde heraldische wapens ,en
het veiligstellen van door andere gevormde (heraldische) bronnen.

In het onderstaande ‘register van verwerkingsactiviteiten’ wordt uitgelegd welke persoonsgegevens wij van u verwerken, waarom wij dit doen en hoe lang wij een bepaald gegeven bewaren.

(PERSOONS-) GEGEVEN

BESCHRIJVING VAN DE VERWERKING DOOR HET NGH

BEWAARTERMIJNEN

GRONDSLAG AVG ARTIKEL 6, LID 1 [i]

Achternaam

· Publiceren in tijdschrift Blazoen

· Creëren van een wapenregistratie in het register

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Opnemen in adressenbestand voor correspondentie over registratie en/of Vriend-relatie

· Het veiligstellen (heraldische) bronnen

· N.v.t. door publicatie

· Altijd bewaard in register i.v.m. archieffunctie.

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· Verwijderen na realisatie registratie en/of beëindigen Vriend-relatie

· Altijd bewaard i.v.m. archieffunctie.

· B

· A

· B

Voornamen

· Publiceren in tijdschrift Blazoen

· Creëren van een wapenregistratie in het register

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Opnemen in adressenbestand voor correspondentie over registratie en/of Vriend-relatie

· Het veiligstellen (heraldische) bronnen

· N.v.t. door publicatie

· Altijd bewaard in register i.v.m. archieffunctie.

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· Verwijderen na realisatie registratie en/of beëindigen Vriend-relatie

· Altijd bewaard i.v.m. archieffunctie.

· B

· A

· B

Titulatuur

· Publiceren in tijdschrift Blazoen

· Creëren van een wapenregistratie in het register

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Opnemen in adressenbestand voor correspondentie over registratie en/of Vriend-relatie

· Het veiligstellen (heraldische) bronnen

· N.v.t. door publicatie

· Altijd bewaard in register i.v.m. archieffunctie.

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· Verwijderen na realisatie registratie en/of beëindigen Vriend-relatie

· Altijd bewaard i.v.m. archieffunctie.

· B

· A

· B

Geboorteplaats

· Publicatie in tijdschrift Blazoen

· Creëren van een wapenregistratie in het register

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Het veiligstellen (heraldische) bronnen

· N.v.t. door publicatie

· Altijd bewaard in register i.v.m. archieffunctie

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· Altijd bewaard i.v.m. archieffunctie.

· B

· A

· B

Geboortedatum

· Publicatie in tijdschrift Blazoen

· Creëren van een wapenregistratie in het register

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· N.v.t. door publicatie

· Altijd bewaard in register i.v.m. archieffunctie

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· B

· A

Beroep

· Publicatie in tijdschrift Blazoen

· Creëren van een wapenregistratie in het register

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Het veiligstellen (heraldische) bronnen

· N.v.t. door publicatie

· Altijd bewaard in register i.v.m. archieffunctie

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· B

· A

Postadres

· Publiceren in tijdschrift Blazoen

· Creëren van een wapenregistratie in het register

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Opnemen in adressenbestand voor correspondentie over registratie en/of Vriend-relatie

· N.v.t. door publicatie

· Altijd bewaard in register i.v.m. archieffunctie.

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· Verwijderen na realisatie registratie en/of beëindigen Vriend-relatie

· B

· A

· B

Telefoonnummer

· Publiceren in tijdschrift Blazoen

· Creëren van een wapenregistratie in het register

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Opnemen in adressenbestand voor correspondentie over registratie en/of Vriend-relatie

· N.v.t. door publicatie

· Altijd bewaard in register i.v.m. archieffunctie.

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· Verwijderen na realisatie registratie en/of beëindigen Vriend-relatie

· B

· A

· B

E-mailadres

· Publiceren in tijdschrift Blazoen

· Creëren van een wapenregistratie in het register

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Opnemen in adressenbestand voor correspondentie over registratie en/of Vriend-relatie

· N.v.t. door publicatie

· Altijd bewaard in register i.v.m. archieffunctie.

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· Verwijderen na realisatie registratie en/of beëindigen Vriend-relatie

· B

· A

· B

motivering van de keuze voor ‘andere voorouder’

· Beoordelen wapenregistratie door het College van Herauten

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Verwijderen na realisatie registratie

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· A

Motivering voor het wapenontwerp

· Beoordelen wapenregistratie door het College van Herauten

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Verwijderen na realisatie registratie

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· A

Stamreeks

· Beoordelen wapenregistratie door het College van Herauten

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Publiceren in tijdschrift Blazoen

· Verwijderen na realisatie registratie

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· N.v.t. door publicatie

· A

· B

Handtekening

· Archiveren van de aanvraag als bewijs van overeenkomst

· Altijd bewaard i.v.m. bewijsfunctie.

· A

DOCUMENT

BESCHRIJVING VAN DE VERWERKING DOOR HET NGH

BEWAARTERMIJNEN

GRONDSLAG AVG ARTIKEL 6, LID 1

Kopie-ID bewijs

· vaststellen overeenkomst van de familienaam van de verzoeker(s) en de bij de registratie op te nemen familienaam door het College van Herauten.

· Verwijderen na vaststellen overeenkomst.

· A

NB:

U kunt te allen tijde een rectificatie van fouten laten aanbrengen in de gegevens die het NGH registreert.
U kunt de toestemming voor onze verwerkingen van de gegevens met ‘AVG-grondslag A’ te alle tijde intrekken, mits een registratieproces intussen is afgerond zullen de gegevens z.s.m. worden verwijderd.
De gegevens die zijn opgenomen in het tijdschrift Blazoen kunnen niet worden verwijderd.
De gegevens die zijn opgenomen in een wapenregister of veilig gestelde bron worden niet verwijderd i.v.m. de doelstelling van het register dat, als ‘archief met algemeen belang’, wetenschappelijk of historisch onderzoek wil bevorderen. Verwijdering zou de verwezenlijking van deze doeleinden en uitvoering van de gesloten overeenkomsten onmogelijk maken.
Het beheer van gegevens die, met toestemming van de verzoeker(s), zijn doorgegeven aan derden valt onder de verantwoordelijkheid van deze derden. Voor vragen/verzoeken over (het beheer van) die gegevens verwijzen wij dan ook naar deze derden. Van het doorgeven van de gegevens krijgt een betrokkenen een afschrift.

[i]Grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens

Voor de tijdelijke (administratie) en de permanente (publicatie) verwerking van gegevens baseren wij ons op de instructies uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV). In de AVG zijn zes mogelijke voorwaarden (grondslagen) genoemd waaronder verwerking door een organisatie mag plaatsvinden. Voor het uitvoeren van de op basis van een aanvraag gesloten overeenkomst tot opname van een wapen in de registers en voor het verlenen van diensten aan u als Vriend baseren wij ons op de twee onderstaande grondslagen A en B.

Artikel 6 uit de AVG stelt:

Rechtmatigheid van de verwerking

1. De verwerking is alleen rechtmatig indien en voor zover aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:
  A) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
  B) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
  […]

Wie is wie?

Het Nederlands Genootschap voor Heraldiek (NGH) is een stichting met volledige rechtsbevoegdheid, statutair gevestigd te ‘s-Gravenhage en kantoorhoudende te Kemal Atatürkstraat 14, 3573 PA Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder dossiernummer RSIN 854572363

Op deze pagina wordt onder “het NGH” verstaan de stichting Nederlands Genootschap voor Heraldiek, met alle daarin opgenomen entiteiten zoals het bestuur, secretariaat, College van Herauten, redactie van het tijdschrift Blazoen, websitecommissie, Gilde der Heraldisch Kunstenaars, e.d.

Mocht u iets met het bestuur van het NGH willen bespreken, melden of hebt u vragen en/of opmerkingen over het privacy beleid van het NGH, dan kunt u te allen tijde contact opnemen met het NGH-bestuur via:

Via een e-mail naar:
secretaris.ngh@gmail.com

Uw formele verzoeken ontvangen we graag via:
Secretaris van het NGH
Kemal Atatürkstraat 14
3573 PA Utrecht