Privacyverklaring en gegevensbescherming door het Nederlands Genootschap voor Heraldiek

Een privacy en gegevensbescherming waarborg voor u 

Binnen het NGH wordt zeer veel waarde gehecht aan de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens. Het NGH waarborgt en respecteert uw privacy, onder andere door naleving van de toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving. Op deze pagina wordt uitgelegd in hoeverre de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna verder aangeduid als “de AVG”) van toepassing is op het NGH enerzijds en op u, als vriend van het NGH, als aanvrager van een wapenbrief voor en registratie van uw heraldisch wapen door het NGH of als oorspronkelijke aanvrager bij andere organisaties waarvan het NGH de register overgenomen heeft anderzijds. Alleen de voor u relevante onderwerpen zullen in deze Informatiebrochure aan de orde komen, zoals:

  • de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt en de doeleinden; 
  • het beleid van het NGH met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens (privacy beleid);
  • de rechten waarop u zich tegenover het NGH kunt beroepen.

Wie is wie? 

Het Nederlands Genootschap voor Heraldiek (NGH) is een stichting met volledige rechtsbevoegdheid, statutair gevestigd te ‘s-Gravenhage en kantoorhoudende te Kemal Atatürkstraat 14, 3573 PA Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder dossiernummer RSIN 854572363

Op deze pagina wordt onder “het NGH” verstaan de stichting Nederlands Genootschap voor Heraldiek, met alle daarin opgenomen entiteiten zoals het bestuur, secretariaat, College van Herauten, redactie van het tijdschrift Blazoen, websitecommissie, Gilde der Heraldisch Kunstenaars, e.d. 

Mocht u iets met het bestuur van het NGH willen bespreken, melden of hebt u vragen en/of opmerkingen over het privacy beleid van het NGH, dan kunt u te allen tijde contact opnemen met het NGH-bestuur:

Via een e-mail naar:

secretaris.ngh@gmail.com

Uw formele verzoeken ontvangen we graag via:
Secretaris van het NGH
Kemal Atatürkstraat 14
3573 PA Utrecht

Het NGH streeft ernaar uw eventuele vragen zo spoedig mogelijk te beantwoorden, onjuistheden te corrigeren en eventuele klachten die u heeft met betrekking tot het privacy beleid op te lossen. Indien u het onverhoopt niet eens bent met de wijze waarop het NGH-bestuur uw vraag of klacht behandelt, kunt u zich richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Welke persoonsgegevens worden door het NGH verwerkt en waarom? 

Het is voor het NGH noodzakelijk om uw ‘algemene persoonsgegevens’, zoals naam, geboortedatum, adres en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, nationaliteit te verwerken. Onder verwerken wordt onder de AVG onder andere verstaan: het opslaan, gebruiken en doorgeven van persoonsgegevens. 

Het NGH verwerkt de persoonsgegevens die door U zijn ingevuld op het aanmeldings- of aanvraagformulier en de geleverde achterliggende documentatie, voor nauwkeurig omschreven doeleinden: 

  1. Het voeren van de vriendenadministratie van het NGH in verband met het aanmelden van u als onze vriend, de verzending aan u van het tijdschrift Blazoen, de verzending van e-mail/post voor het innen van de vriendenbijdrage en de organisatie van de activiteiten/evenementen die het NGH onderneemt.
  2. Een oproep aan u als Vriend kunnen doen voor uw medewerking aan de vele werkzaamheden die door vrijwilligers voor het NGH worden verricht.
  3. Het uitvoeren van uw aanvraag voor een wapenbrief en registratie van heraldische wapens, waaronder het (exclusieve) gebruik van uw gegevens door de leden van het College van Herauten voor het beoordelen en bespreken van het voorstel en het doorgeven van uw gegevens aan een heraldisch tekenaar indien u van deze dienst gebruik wenst te maken.
  4. Het actief onderhouden van meerdere online registers, waarin de door ons geregistreerde en gepubliceerde wapens samen met een beknopt overzicht van de (persoons-) gegevens van de aanvragers(s), van diegene in wiens naam een wapen is aangevraagd (dit kan dezelfde persoon zijn) en/of de oudst bekende voorouder permanent zijn opgenomen en geraadpleegd kunnen worden door bezoekers van onze website.
  5. Het, als statisch veiliggestelde bronnen, beschikbaar houden van gegevensverzamelingen (vooral wapenregisters) die overgenomen zijn van de organisaties/personen die deze oorspronkelijk hebben gevormd. Ook bij deze bronnen is het doel de archieffunctie ‘met algemeen belang’ voor wetenschappelijk of historisch onderzoek. Gelijk aan onze eigen registers bevatten deze bronnen wapens samen met een beknopt overzicht van de (persoons-) gegevens van de aanvragers(s), van diegene in wiens naam een wapen is aangevraagd (dit kan dezelfde persoon zijn) en/of de oudst bekende voorouder. Deze gegevens zijn permanent opgenomen en kunnen geraadpleegd kunnen worden door bezoekers van onze website.
  6. Het, enkel na uw uitdrukkelijk verzoek daartoe, doorgeven van de registratiegegevens van uw heraldisch wapen aan het CBG en/of de website wazamar.nl opdat uw registratie ook daar vermeld kan worden.

Het volledige overzicht van de soorten actief te verzamelen persoonsgegevens en hoe lang wij deze bewaren kunt u vinden op onze pagina Gegevensverwerking.

Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld? 

Actief:

Het NGH verzameld en verwerkt alleen persoonsgegevens zoals zij die van u door het indienen van een aanmeldingsformulier en/of een aanvraag heeft verkregen. Op het moment dat u zich als Vriend aanmeldt of een aanvraag indient voor de registratie van een Heraldisch wapen, worden uw gegevens opgenomen in onze Vriendenadministratie en/of onze administratie voor de werkzaamheden van het College van Herauten, deels ter voorbereiding op de opname in een of meer register(s).

Passief:

Door het veiligstellen (overnemen) van reeds door andere personen of organisaties gevormde registers en andere  van heraldische wapens en bronnen neemt het NGH ook het beheer over van de in deze bestanden opgenomen (algemene) persoonsgegeven.

Mag het NGH uw algemene persoonsgegevens gebruiken? 

Door het ondertekenen van het aanmeldingsformulier om Vriend van het NGH te worden)en/of het aanvraagformulier voor de registratie van een heraldische wapen komt er tussen u en het NGH een overeenkomst tot stand. Op basis hiervan komen u en het NGH overeen dat het NHG bepaalde, diensten aan u zal leveren en daarvoor relevante persoonsgegevens mag verwerken. Maar, het NGH mag uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de doeleinden zoals die in deze verklaring zijn beschreven.

In het geval van persoonsgegevens die zich bevinden in overgenomen verzamelingen baseren wij ons op de voortzetting van de uitvoering van de voorafgaande aan de overname gesloten overeenkomst tussen u en de vormer van de verzameling.

Worden uw persoonsgegevens bekend gemaakt of gedeeld met derden? 

Het NGH mag en zal uw persoonsgegevens niet publiceren of aan derden ter beschikking stellen op andere wijze en momenten dan overeengekomen en hierboven beschreven. Onder derden wordt verstaan niet-medewerkers/vrijwilligers of niet-bestuursleden van het NGH. Uw, niet gepubliceerde, persoonsgegevens zijn voor niemand anders toegankelijk dan de hiervoor genoemde personen/functionarissen. Binnen het NGH worden de gegevens ook enkel gedeeld met andere personen/functionarissen indien dit voor het uitvoeren van de hen opgedragen taak nodig is.

Uitzonderingen hierop zijn: 

  • indien het NGH bepaalde processen, activiteiten of functies uitbesteedt aan een verwerker (in de zin van de AVG) ter ondersteuning van de werkzaamheden. In het bijzonder geldt dit voor het beheer en de serveropslag van de website met de wapenregisters. Met een verwerker worden specifieke ‘verwerkersovereenkomst’ afgesloten. daarin worden de AVG-verantwoordelijkheden vastgelegd, 
  • u daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming verleent of 
  • wanneer het NGH daartoe bevoegd of gehouden is, bijvoorbeeld op grond van de Wet of door een Beschikking van de Autoriteit Persoonsgegevens. 
  • als het NGH van mening is of vermoedt dat er door u strafbare feiten of andere handelingen worden gepleegd in strijd met algemene normen en waarden, kan het bestuur besluiten uw persoonsgegevens aan de Nederlandse veiligheidsdiensten (politie, AIVD, e.d.), ter beschikking te stellen. 

Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd en beveiligd? 

Het NGH doet haar uiterste best om uw persoonsgegevens op een behoorlijke wijze te beschermen en te beveiligen tegen verspreiding en misbruik.

Zo legt het NGH passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, aantasting, onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking. Om uw persoonsgegevens in de systemen en vriendenadministratie te beveiligen, heeft het NGH de volgende maatregelen getroffen: 

  • het bewaren van persoonsgegevens in een met wachtwoorden beveiligde computersystemen,
  • het bewaren van fysieke documenten met persoonsgegevens (hardcopy), zoals de aanvraagformulieren, in afgesloten/vergrendelde dossierkasten onder beheer van een bestuurslid ter beperking van de toegankelijkheid.

Daarbij komt dat niet alleen het NGH als organisatie, maar ook haar bestuursleden, medewerkers en vrijwilligers bij het verwerken, het beveiligen en beschermen van uw persoonsgegevens de nodige zorgvuldigheid betrachten. Zo zijn bij enkele bestuursleden extra beveiligingsmaatregelen getroffen zoals extra sloten en alarminstallaties. Bij het bepalen van de meest geschikte locatie voor het (fysiek) beheren van gevoelige gegevens zullen deze maatregelen betrokken worden.

Voor het bevorderen van de beveiliging en de veilige omgang met de gegevens houden wij een ‘Register datalekken NGH‘ bij.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard? 

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan voor zover dit noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en worden gebruikt. Op de pagina Gegevensverwerking kunt u nalezen wat onze standaard werkwijze en bewaartermijnen zijn. Opgemerkt zij wel direct dat gegeven die opgenomen zijn in de registers niet verwijderd worden daar zij als onderdeel van het voeren van de openbare registers met een archieffunctie ‘met algemeen belang’ voor wetenschappelijk of historisch onderzoek onlosmakelijk met de uitvoering van de hoofddoelstelling zijn verbonden.

Wat zijn uw rechten? 

Hoewel u in principe niet verplicht bent om uw persoonsgegevens aan het NGH te verstrekken, is het zonder die persoonsgegevens niet mogelijk u van dienst te zijn of te blijven. U heeft daarom door ondertekening van het aanmeldingsformulier om Vriend van het NGH te worden en/of het aanvraagformulier ter registratie van een heraldisch wapen als onderdeel van de uitvoering van de overeenkomst(en) ingestemd met de verwerking van uw persoonsgegevens door het NGH.

Omdat in de AVG en binnen het NGH transparantie voorop staat, kunt u zich tegenover het NGH desondanks op de meeste van de volgende rechten beroepen:

    1. het recht van inzage;
    2. het recht op rectificatie;
    3. het recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”);
    4. het recht op beperking van de verwerking;
    5. het recht op overdraagbaarheid van gegevens (“dataportabiliteit”).
Het recht van inzage

U heeft recht van inzage in uw persoonsgegevens. Dit betekent dat u zich tot het NGH-bestuur kunt wenden met het verzoek u onder andere mede te delen welke persoonsgegevens van u worden of zijn verwerkt en voor welke doeleinden. U kunt uw schriftelijke verzoek, voorzien van uw naam, adres, (vaste en/of mobiele) telefoonnummer en handtekening indienen bij het bestuur.

Het NGH zal binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek op inzage in uw persoonsgegevens schriftelijk op uw verzoek reageren. 

Het recht op rectificatie 

Het NGH zorgt ervoor dat alle persoonsgegevens die zij verwerkt juist, volledig en up-to-date zijn. Indien uw persoonsgegevens om wat voor reden dan ook onjuist, onvolledig of niet up-to-date zijn, heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten rectificeren. U kunt hiervoor een schriftelijke verzoek, voorzien van uw naam, adres, (vaste en/of mobiele) telefoonnummer en handtekening indienen bij het bestuur. 

Het bestuur zal u binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek tot rectificatie door middel van een schriftelijke reactie aangeven of aan het rectificatieverzoek zal worden voldaan. Indien uw rectificatieverzoek wordt geweigerd, zal dit door het NGH nader worden gemotiveerd. Indien aan het rectificatieverzoek wordt voldaan, zal daadwerkelijke uitvoering van de rectificatie zo spoedig mogelijk daarop volgen.

Het recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”) 

Betrokkenen kunnen het NGH-bestuur verzoeken hun persoonsgegevens uit de administratie(s) te verwijderen.

Het bestuur moet aan dit verzoek gevolg geven, wanneer ten minste één van de volgende gevallen van toepassing is:

  1. De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
  2. De betrokkene trekt de toestemming waarop de verwerking berust, in, en er is geen andere grondslag meer voor de verwerking.
  3. De betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking op grond van specifieke situatie (de bijzondere persoonlijke omstandigheden), en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde grondslagen voor de verwerking. 
  4. De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
  5. De persoonsgegevens zijn verzameld via een app of website en hebben betrekking op een persoon die jonger is dan zestien jaar.

Wanneer een verzoek tot gegevenswissing wordt gehonoreerd, worden de betreffende persoonsgegevens uit alle systemen van het NGH waar deze worden of zijn verwerkt, verwijderd.

U kunt hiervoor een schriftelijke verzoek, voorzien van uw naam, adres, (vaste en/of mobiele) telefoonnummer en handtekening indienen bij het bestuur.

NB: De persoonsgegevens die zijn opgenomen bij de publicatie van een heraldisch wapen in het tijdschrift Blazoen kunnen niet worden verwijderd. Ook de gegevens die zijn opgenomen in onze wapenregisters of andere bron op de website van het NGH worden niet verwijderd i.v.m. de primaire doelstelling van het register/de bron dat, op basis van de grondslag ‘archivering met algemeen belang’, wetenschappelijk en historisch onderzoek wil bevorderen. Verwijdering zou de verwezenlijking van deze doeleinden en de uitvoeringen van de gesloten overeenkomsten onmogelijk maken.

Het recht op beperking van de verwerking 

Betrokkenen hebben recht op beperking van de verwerking van hun persoonsgegevens door het NGH. Dit houdt kort gezegd in dat een betrokkene kan eisen dat het NGH de verwerking tijdelijk beëindigt. Het NGH kan in dat geval geen ‘gebruik maken’ van de persoonsgegevens, met uitzondering van het ‘opslaan’ van de persoonsgegevens.

Het NGH moet aan dit verzoek gevolg geven, wanneer ten minste één van de volgende gevallen van toepassing is:

  1. De betrokkene stelt de juistheid van de persoonsgegevens ter discussie.
  2. De verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan.
  3. Het NGH heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft deze nodig in verband met een rechtsvordering.
  4. De betrokkene heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en is in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde grondslagen van het NGH zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

U kunt hiervoor een schriftelijke verzoek, voorzien van uw naam, adres, (vaste en/of mobiele) telefoonnummer en handtekening indienen bij het bestuur.

Het recht op overdraagbaarheid (“dataportabiliteit”) 

Aangezien het NGH geen persoonsgegevens verwerkt via geautomatiseerde processen bestaat geen recht op dataportabiliteit.

Wijzigingen in het privacy beleid c.q. deze verklaring 

Het NGH zal deze verklaring van tijd tot tijd evalueren en, indien nodig, wijzigen of aanvullen. Niet alle wijzigingen in het privacy beleid zullen van invloed op u zijn. Op het moment dat in deze verklaring door het bestuur wijzigingen worden aangebracht die voor u relevant zijn, wordt daarvan melding gemaakt op de homepage van de NGH-website.

Registratie Datalekken 

Het NGH hecht veel waarde aan de rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt. Zoals hierboven beschreven heeft het NGH maatregelen genomen om de verwerking van persoonsgegevens te beveiligen. Het kan onverhoopt gebeuren dat op deze beveiliging inbreuk wordt gemaakt. Elk voorval waarin ten onrechte kennis genomen kan zijn van persoonsgegevens (elke vorm van ‘datalek’) wordt door de secretaris opgenomen in ons “Register datalekken NGH”. Het voeren van zo’n register is verplicht door de AVG en het kan opgevraagd worden door de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer de inbreuk op de gegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden zal het NGH bestuur het datalek bij u en/of bij de Autoriteit Persoonsgegevens melden.

Cookie Policy 

Een methode die op veel internetpagina’s wordt gebruikt om deze beter te laten functioneren en beter af te stemmen op de voorkeuren van gebruikers, is het gebruik van zogenaamde (tijdelijke of permanente) “cookies”. Dit zijn kleine tekstbestanden die automatisch door de bezochte internetpagina op de computer van een bezoeker worden geplaatst. Hierin kunnen bijvoorbeeld de voorkeuren van een bezoeker worden vastgelegd zodat de internetpagina bij een volgend bezoek automatisch aan deze voorkeuren kan worden aangepast. U kunt uw browser zo instellen dat u bericht krijgt dat een cookie wordt geplaatst of dat het verzamelen van cookies niet mogelijk is. Ook kunt u regelmatig de op uw computer opgeslagen cookies wissen.

De website van het NGH plaatst enkel een cookie op uw computer  indien u als Vriend inlogt op de website, het gaat dan om de standaard WordPress cookie. Dit is een cookie met functionele doeleinden: om automatisch aanmelden voor en navigeren door de afgeschermde delen van de website mogelijk te maken indien u binnen enige tijd de pagina opnieuw bezoekt.

Het NGH verspreid zelf geen cookies. Van eventuele verspreiding van cookies (anders dan de WordPress cookie) door derde partijen heeft het NGH geen weet en is derhalve in rechte niet aansprakelijk en verantwoordelijk.

Social media

Via Facebook stuurt het NGH nieuwtjes (zoals foto’s van bijeenkomsten) de wereld in. Via dit medium worden door het NGH geen privacy aantastende onderdelen verspreid zonder dat u daar toestemming voor heeft gegeven. Wij zijn niet aansprakelijk en verantwoordelijk voor acties van derden.

Meer informatie over het verwerken van gegevens door Facebook, met instellings- en afmeldmogelijkheden ter bescherming van uw privacy is te vinden in het privacy beleid van Facebook, onder andere op https://www.facebook.com/ads/website_custom_audiences/.